La version 9 du Guide de Lecture (éditée le 08/01/2024 et applicable le 08/03/2024) apporte des précisions sur l’audit Qualiopi concernant les actions mises en œuvre pour le compte d’un autre organisme de formation.
Ainsi, si vous mettez en place des actions (formations, bilans de compétences, VAE) pour le compte d’autres organismes de formation (vos donneurs d’ordre), alors ces actions seront auditées.
Tout d’abord, l’auditeur veillera à échantillonner la sous-traitance dans des proportions représentatives de votre activité : si la sous-traitance représente un faible part du marché de votre activité, alors une seule action pourra être échantillonnée par exemple ; sinon, l’échantillonnage portera sur plusieurs actions réalisées en sous-traitance.
Puis l’auditeur mènera l’audit selon les instructions fournies dans le Guide de Lecture.
Les cas rencontrés sont les suivants :
1° – L’indicateur n’est pas applicable, car l’exigence est à la charge du donneur d’ordre (indicateurs 1, 2 et 3)
2° – L’indicateur est applicable et le sous-traitant doit apporter les éléments de preuve (indicateurs 4, 6, 8, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 27, 31,32)
3° – L’auditeur se réfère au contrat de sous-traitance qui est signé entre le donneur d’ordre et le sous-traitant. Ce contrat ventile les responsabilités entre le donneur d’ordre et le sous-traitant (il précise la liste des engagements du donneur d’ordre et ceux du sous-traitant). S’il est indiqué que l’exigence est gérée par le donneur d’ordre, alors le sous-traitant n’a pas de preuve à fournir. S’il est mentionné que l’exigence est gérée par le sous-traitant, alors le sous-traitant apporte les preuves. En l’absence de contrat, le sous-traitant devra apporter les éléments de preuve quel que soit le niveau attendu (indicateurs 7, 9, 13, 16, 28)
4° – L’auditeur et le sous-traitant se réfèrent aux instructions spécifiques fournies pour chaque indicateur dans l’encart « Sous-traitance » (indicateurs 5, 26, 30).